In der Praxis scheitern Luftfahrthandbücher oft an denselben Fehlern. Als ehemaliger Betriebsprüfer des Luftfahrt-Bundesamts (LBA) kenne ich die häufigsten, als Luftrechtberater gebe ich heute praxisnahe Tipps und Leitfragen weiter. Denn die Maintenance und Production Organization Exposition (MOE/POE) oder auch EASA-Handbücher sind zentrale Dokumente für Luftfahrtbetriebe. Gut strukturiert und praxistauglich geschrieben, sollten sie euch helfen, effizienter und sicherer zu arbeiten. Frustration, unnötige Mehrarbeit und Findings lassen sich vermeiden.
Drei Wege zu eurem EASA-Handbuch mit ihren Vor- und Nachteilen
Grundsätzlich kann jeder Luftfahrtbetrieb sein Handbuch eigenständig erstellen. Je nachdem, wie eure internen Kapazitäten sind, wie viel luftrechtliches Know-how vorhanden ist und wie viel Aufwand ihr betreiben könnt. Die Alternative ist: komplettes Outsourcing der MOE-/POE-Erstellung. Am effektivsten erweist sich jedoch meist eine Kombination. Das Team kennt die Prozesse, ein externer Mentor bringt regulatorisches Wissen und den Außenblick ein.
Templates fürs EASA-Handbuch nutzen
was ihr bekommt:
Orientierung für die Struktur eures MOE/POE
Grundlage für Formulierungen und Inhalte
euer Aufwand
- irrelevante Abschnitte identifizieren und entfernen
- generische Formulierungen mit euren spezifischen Betriebsabläufen ersetzen
- aufwendiger Dialog mit LBA, um Details und Widersprüche zu klären
- kann zu Findings führen, weil Prozesse beschrieben sind, die ihr nicht lebt
- ggf. fehlende Identifikation eurer Mitarbeiter mit dem Handbuch
EASA-Handbuch komplett extern erstellen lassen
was ihr bekommt:
komplett ausgefülltes MOE/POE
Fertigstellung in kurzer Zeit
formal korrektes Handbuch
euer Aufwand
- fehlendes Verständnis für die dokumentierten generischen Prozesse
- nachträglicher Aufwand, weil externer Berater eure internen Abläufe nicht ausreichend kennt und abbildet
- hohe Kosten fürs Outsourcing
- kann zu Findings führen, weil Prozesse beschrieben sind, die ihr nicht lebt
- ggf. fehlende Identifikation eurer Mitarbeiter mit dem Handbuch
Individuelle Begleitung fürs EASA-Handbuch nutzen
was ihr bekommt:
komplettes MOE/POE, das eure spezifischen Verfahren rechtskonform abbildet
Zeitersparnis
Unterstützung beim LBA-Audit bis zur Genehmigung
hohe Identifikation eurer Mitarbeiter mit dem Handbuch
euer Aufwand
- Aktive Einbindung in Erstellung, Abstimmung mit externem Mentor
- Sicherstellen der Praxistauglichkeit
Drei häufige Fehler und wie ihr sie vermeiden könnt
Als Berater im Luftrecht werde ich oft dazugeholt, wenn es schon Beanstandungen zum vorliegenden Handbuch gibt. Dabei begegnen mir oft dieselben Fehler, die sich mit ein paar Tipps gut vermeiden lassen.
Zu viel Komplexität
300 Seiten für ein Handbuch in einem 15-Personen-Betrieb sind leider keine Seltenheit. Nur beeindruckt das keine Behörde und Masse ist nicht gleich Kompetenz. Denn meistens fehlt Klarheit. Intern liest und versteht kaum jemand das Dokument und die gelebten Prozesse sind eh ganz anders. Widersprüche können durch den unnötigen Detailgrad entstehen, die dann beim Audit auf die Füße fallen.
So vereinfacht ihr euer MOE/POE sinnvoll:
- Konzentriert euch auf die wesentlichen behördlichen Anforderungen.
- Beschreibt eure Prozesse so einfach wie möglich und so, wie ihr sie lebt.
- Nutzt visuelle Elemente wie Flussdiagramme statt langen Textpassagen.
- Testet Verfahrensbeschreibungen mit euren Mitarbeitern, die sie anwenden sollen.
Fehlende Praxistauglichkeit
Das Handbuch muss für zwei Zielgruppen funktionieren: für die Behörde, die euch prüft, und euren Betrieb, der es im Alltag auch umsetzt. Genau hier entsteht oft ein Zwiespalt. Entweder konzentrieren sich Unternehmen zu sehr auf behördliche Anforderungen, die so nicht im Betrieb umsetzbar sind oder gar nicht Anwendung finden. Oder sie bilden betriebliche Realitäten ab, die die Regularien nicht erfüllen.
Findet einen Mittelweg:
- Erfüllt alle behördlichen Anforderungen und gebt gleichzeitig eure tatsächlichen Arbeitsabläufe wider.
- Bleibt flexibel, um betriebliche Anpassungen zu ermöglichen, und wenn Mitarbeiter „Schattenprozesse“ etablieren, übernehmt sie ins Handbuch.
- Seid konkret genug, damit das Handbuch als echte Arbeitsanweisung dienen kann.
Keine Aktualisierungen
Ist das MOE/POE erst mal genehmigt, ist die Arbeit erledigt. Nein, Stopp, das ist ein weit verbreiteter Irrglaube. Genau dann entstehen zukünftige Findings. Denn betriebliche Abläufe und regulatorische Anforderungen ändern sich. Werden diese Veränderungen nicht eingearbeitet, wächst die Kluft zwischen Dokumentation und gelebter Arbeitsrealität und beim nächsten Audit entsteht Erklärungsnot.
So pflegt ihr euer MOE/POE kontinuierlich:
- Etabliert einen regelmäßigen Review-Prozess. Und zwar nicht nur vorm nächsten Audit.
- Sammelt aktiv Feedback von den Anwendern ein und bessert nach.
- Integriert zeitnah regulatorische Änderungen in euer Handbuch.
- Vereinfacht den internen Änderungsprozess, damit er nicht zur Hürde wird.
Wichtige Leitfragen bei der Erstellung eures MOE/POE
Werden wir noch ein bisschen konkreter. Diese Leitfragen helfen euch weiter, möglichst konkret, praxisnah und compliant euer Handbuch auszuarbeiten. Klärt immer diese W-Fragen:
Wer übt den Prozess aus?
Nicht das Unternehmen macht xy, sondern der Compliance Manager, der Mechaniker oder eine andere konkrete Person.
Wann findet das Verfahren statt?
Häufigkeit und Turnus sind zu dokumentieren und geben Klarheit bei Verfahrensanweisungen.
Was ist da jeweils zu tun?
Orientiert euch an euren aktuellen Prozessen in der Praxis. Lasst euch nicht zu sehr von der Theorie und komplexen Vorlagen leiten.
Wie wird der jeweilige Schritt dokumentiert?
Es reicht nicht, zu erwähnen, dass etwas dokumentiert wird. Haltet auch fest, wie ihr es dokumentiert: handschriftlich, elektronisch, mit einem bestimmten Formblatt.
Ein Reminder am Schluss: Luftrecht muss nicht kompliziert sein und Compliance sollte euch nicht eure Leidenschaft für die Luftfahrt nehmen. Mit einem gut durchdachten Handbuch könnt ihr sicher und effizient arbeiten, ohne in Bürokratie zu ersticken.
Ihr wollt wieder mehr Zeit für euren Luftfahrt-Enthusiasmus haben und ein sicheres Handbuch?
