Die kurze Antwort: Es bringt Risiken mit sich, die bis zum drohenden Genehmigungsentzug reichen. Und dennoch ist das Realität in vielen kleinen bis mittelgroßen Luftfahrtbetrieben. Nur eine Person bearbeitet die Compliance- und Safety-Themen, oft nicht als Haupttätigkeit. Dabei gibt es drei einfache Lösungsansätze, die auch kleine Unternehmen gut umsetzen können: Aufgaben sinnvoll aufteilen, Austausch fördern, extern unterstützen lassen – gezielt und nur ergänzend.
Drei typische Situationen im Compliance-Bereich von kleineren Luftfahrtbetrieben
Aber werfen wir zuerst einen Blick in den realen Alltag von kleinen Luftfahrtunternehmen. Zwei beispielhafte Erfahrungen aus meiner Tätigkeit als Berater für Luftrechtthemen: Da ist ein Luftfahrtbetrieb mit etwa 80 Mitarbeitenden, ein Compliance Manager ist Vollzeit angestellt, die Themen sind scheinbar abgedeckt. Doch dann Burnout. Von einem Tag auf den anderen fällt der Compliance Manager langfristig aus. Die Einführung des neuen Safety Management Systems (SMS) konnte nicht mehr geleistet werden. Mitarbeitende versuchen, die Aufgaben aufzufangen, sind aber nicht ausreichend geschult. Dazu kommt ein Wechsel beim Betriebsprüfer. Das Ergebnis: ein Audit mit 30 Findings, die zu schließen fast unmöglich scheint.
Zweites Beispiel: Ein kleineres Unternehmen, das viel zu komplizierte Prozesse auf dem Papier festgehalten hat. Was in ihren Verfahren beschrieben ist, wird so im Alltag nicht gelebt. Ganze Leitz-Ordner sind gefüllt mit ausführlichen Audit-Berichten und ausgedruckten Bildern. Doch operative Themen werden vernachlässigt. So gibt es keine offizielle Dokumentation von Safety Review Board Meetings, auch wenn generell ein Austausch mit der Geschäftsführung stattfand. Ergebnis: Nicht alle geplanten Audits wurden durchgeführt, Findings drohten.
Nach meiner langjährigen Erfahrung als Berater und Trainer für Luftrechtthemen werden Compliance- und Safety-Aufgaben in kleinen Luftfahrtbetrieben in einer dieser drei Konstellationen ausgeübt. Jede bringt potenzielle Risiken mit sich.
Externer Freelancer übernimmt die Rolle als Compliance Manager
- Die Position des CM muss immer besetzt sein. Ist dem nicht so, führt das zu Findings bei der nächsten Prüfung.
- Externe Compliance-Experten kennen die internen Abläufe nicht so gut wie interne Mitarbeitende.
- Ein externer Freelancer kann das Engagement kurzfristig beenden, Arbeiten bleiben liegen und das Know-how ist intern nicht gesichert.
Geschäftsführer oder interne Führungskraft übernimmt Compliance-Aufgaben
- Die Position ist zwar besetzt, aber durch die Haupttätigkeit als Geschäftsführer oder Führungskraft bleibt das Compliance-Tagesgeschäft liegen
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Aufgestaute Aufgaben müssen vorm nächsten Behörden-Audit in einem Kraftakt abgearbeitet werden.
- Beanstandungen und Findings drohen, weil nicht alles geschafft wird.
Interner Mitarbeiter übernimmt in Vollzeit Compliance-Verantwortung
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Überforderung entsteht, weil zu viele Bereiche gleichzeitig abzudecken sind: operative Aufgaben und strategische Planung.
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Austausch fehlt, oft wird zu kompliziert gedacht. Es entstehen Lösungen, die die Behörde zufriedenstellen, aber im Betrieb nicht gelebt werden.
- Schlechte Chancen, dass Compliance- und Safety-Prozesse vereinfacht werden.
Drei Lösungsansätze, wie kleine Luftfahrtbetriebe Compliance auf sichere Beine stellen
Damit in eurem Luftfahrtbetrieb nicht nur Mängelverwaltung passiert, sondern langfristig einfache und sichere Verfahren etabliert werden können, braucht es praxisnahe Lösungen
1. Compliance-Verantwortung intern aufteilen
Verteilt die Compliance-Aufgaben auf zwei Personen. Das ist auch für kleine Unternehmen machbar. Für einen Wartungsbetrieb mit rund 30 Mitarbeitenden könnte das zum Beispiel so aussehen. Die technische Leitung hat die strategische Gesamtverantwortung in Compliance. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin aus der Qualitätssicherung könnte zum internen Compliance Monitoring Assistant ausgebildet werden. Die Rolle kann in Teilzeit oder im Rahmen eines Minijobs ausgeübt werden.
Folgende Aufgaben fallen unter anderem an:
- monatliche Pflege der Qualifikationsmatrix
- quartalsweise Aktualisierung der Formblattsammlung
- halbjährliche Vorbereitung von internen Audits
- laufende Dokumentation von Prozessänderungen.
Das Ergebnis: Entlastung des strategischen Gesamtverantwortlichen und Kontinuität im Tagesgeschäft sorgen für weniger böse Überraschungen beim nächsten Audit mit dem Luftfahrt-Bundesamt (LBA).
2. Austausch mit anderen Compliance Managern pflegen
Viele Compliance-Beauftragte kochen in ihrem eigenen Süppchen. Meist gibt es keinen weiteren Ansprechpartner mit entsprechendem Fachwissen im Unternehmen. Ein Austausch, Rückenstärken oder neue Impulse zu gewinnen, ist fast nicht möglich. Auch wenn es erst mal Aufwand ist, hilft die Vernetzung mit anderen Compliance Managern und Experten in der Branche. Nutzt dafür Fachmessen wie die AERO Friedrichshafen, besucht Fachschulungen und -trainings zu Luftrecht und Compliance- und Safetythemen in der Luftfahrt.
3. Externes Mentoring als Ergänzung dazuholen
Ein verlässlicher externer Berater oder Mentor, der mit den EASA-Regularien vertraut ist, ist für kleine und mittelgroße Luftfahrtbetrieben vor allen in diesen Situationen sinnvoll:
- Aufbau eines neuen Systems: Externe Expertise beschleunigt den Prozess, wenn ihr ein SMS oder Compliance Monitoring System aufbaut.
- Vorbereitung auf ein kritisches Audit: Ein erfahrener externer Auditor identifiziert blinde Flecken, bevor ihr in ein wichtiges LBA-Audit geht.
- temporäre Engpässe: Bei Ausfall des internen Compliance-Verantwortlichen kann ein Freelancer die Phase überbrücken.
Wichtig ist: Wissen und Verantwortung sollten nicht komplett nach außen gegeben werden. Ein externer Experte sollte nur Ergänzung sein und euer Team befähigen, die Aufgaben langfristig selbst abzudecken.
Womit ihr direkt anfangen könnt: fünf kleine Schritte
Aller Anfang ist schwer. Aber vielleicht ist jetzt der richtige Zeitpunkt zu handeln, wenn in eurem Unternehmen Compliance an nur einer Person hängt.
Analysiert eure aktuelle Situation:
Wer trägt den Compliance-Hut? Welche Aufgaben bleiben regelmäßig liegen?
Identifiziert einen geeigneten Mitarbeiter:
Wer im Team liebt Listen und Fristen? Wer eignet sich fürs akribische Arbeiten?
Plant die Einarbeitung:
Welches Wissen braucht diese Person? Welche Schulungen sind nötig?
Definiert klare Zuständigkeiten:
Wer macht was, bis wann, in welcher Frequenz?
Startet mit kleinen Schritten:
Ihr müsst nicht sofort alles umkrempeln. Beginnt mit einer Aufgabe, zum Beispiel der Pflege der Qualifikationsmatrix.
Ihr wollt was ändern, aber wünscht euch externe Unterstützung für den Übergang?
